In aanloop naar een nieuw EPD bij de Isala klinieken
Geschreven door: Carolien Schutgens-Herraets
Maandenlang voorwerk; de projectdagen zijn geweest, twee integrale testdagen zijn doorlopen, medewerkers worden opgeleid in het gebruik van het systeem, noodprocedures worden herzien, communicatie naar buiten wordt opgesteld en dan is het wachten op het Go-live moment.
Op 2 november is het zover. Dan wordt door de Isala klinieken het nieuwe Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) HiX, van leverancier ChipSoft in gebruik genomen. Afgelopen jaar hebben meerdere collega’s van Care Effect bijgedragen aan de implementatie van het nieuwe EPD. Wij praten u graag bij over onze werkzaamheden.
Projectleider Diagnostiek en Autorisaties
Zo is Carolien afgelopen jaar als projectleider werkzaam geweest voor de projectgroepen van de Diagnostiek: Radiologie, Pathologie, Medische Microbiologie en Klinisch Chemisch Lab. Als projectleider is zij verantwoordelijk voor de uitrol van het digitale ordermanagement, waar in het huidige proces nog op papier gewerkt wordt. Daarnaast is ze verantwoordelijk voor de voortgang van de projectgroepen, signaleren en acteren op mogelijke risico’s en het identificeren van beleidswijzigingen en het doorvoeren hiervan.Bovendien is zij projectleider voor Autorisaties. Autorisaties is de rechtenstructuur binnen het EPD waar alle gebruikers in HiX mee te maken krijgen. In deze projectgroep wordt bepaald welke rechten de zorgverleners binnen HiX krijgen om hun werk zo goed mogelijk en volgens wet- en regelgeving uit te kunnen voeren.
Taakgroepbegeleider Medisch dossier
Lotte is verantwoordelijk voor de overgang van de klein snijdende specialismen (Dermatologie, Kaakchirurgie, KNO, Oogheelkunde, Plastische chirurgie en Urologie) naar het nieuwe EPD. In nauwe afstemming met de zorgverleners werden werk- en zorgprocessen in kaart gebracht. De HiX standaardcontent van de medisch dossiers is naast de bestaande werkprocessen gelegd. Keuzes zijn gemaakt over de inrichting van het dossier, werkafspraken zijn gemaakt en werkwijzen zijn aangepast. Vervolgens zijn testscripts opgesteld en kon het systeem doorlopen worden aan de hand van casuïstiek. Dit alles gebeurde in nauwe samenspraak met de zorgverleners van de betrokken specialismen. Momenteel treffen de afdelingen de laatste voorbereidingen in aanloop naar de live-gang.
Go-live
Weer een andere collega, Luc, is betrokken bij de finale van het project, de live-gang van HiX. Als ondersteuning van de Go-live organisatie en het programmamanagement denkt hij mee in de opzet van de supportorganisatie, waaronder de floorsupport, servicedesk en bijwerkacties vallen. Dit richt zich op het optimaal ondersteunen van gebruikers tijdens de implementatieperiode. Daarnaast stelt hij de Go-live draaiboeken (mijlpalenplanning) op, waardoor er niets aan het toeval wordt overgelaten. Tot slot draagt hij zorg voor de noodprocedures, die tijdens de conversie worden gebruikt wanneer er tijdelijk op papier wordt gewerkt.
Live, en dan?
De mijlpaal van de livegang bereikt! Maar na het officiële Go-live moment gaat het eigenlijk pas echt beginnen. Alle zorgverleners werken dan alweer een aantal weken met het systeem. Dit is het moment om een verbeterslag te maken in het systeem. Processen en inrichting van het systeem kunnen geoptimaliseerd worden. Onderdelen waar tijdens het project niet voldoende aandacht aan besteed kon worden, kunnen opgepakt worden in de vorm van nieuwe projecten of optimalisatietrajecten. Hier valt veel winst te behalen voor zorginstellingen.
Wat kunnen wij voor u doen?
Voor nu werken wij nog hard om de implementatie tot een goed einde te brengen, maar bent u benieuwd naar wat Care Effect voor of ná uw implementatie kan betekenen? Care Effect biedt ervaren projectleiders met kennis van zowel zorgprocessen als EPD’s. Onze consultants zijn bekend met werkprocessen in het ziekenhuis en weten hoe ze stakeholders bij elkaar kunnen brengen. Als kennispartner op het gebied van HiX, zowel aan gebruikers- als beheerderskant, kunnen we deskundig advies leveren over de inrichting van het EPD. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088 600 1100 of [email protected].