25 augustus 2020
5 tips van een teamleider Zorgadministratie
Geschreven door: Daan Nijhoff
1. Stel een gemeenschappelijk doel vast
De werkzaamheden op een zorgadministratie lijken misschien straightforward en concreet. In realiteit zit er echter veel uitdaging en variëteit in het verbeteren van registraties, corrigeren van fouten en verwerken van retourinformatie. Om die reden is het aan te raden om een ambitieuze stip op de horizon te formuleren. Hiermee realiseer je een gemeenschappelijk doel waaraan iedereen zich kan committeren. Vervolgens kun je voor alle werkzaamheden de vraag stellen of ze bijdragen aan het behalen van dit doel. Daarmee weten alle medewerkers waarvoor je iets doet - en niet onbelangrijk - valt er iets te vieren als je het gemeenschappelijke doel hebt behaald.
2. Geef verantwoordelijkheid en vertrouwen aan je medewerkers
Wees je bewust van je rol als teamleider. De medewerkers op een zorgadministratie hebben over het algemeen meer specifieke inhoudelijke kennis dan de teamleider zelf. Geef de medewerkers dus ook het vertrouwen en de verantwoordelijkheid die bij deze kennis en kunde hoort. Dit werkt twee kanten op. Enerzijds zul je zien dat medewerkers groeien op het moment dat ze meer verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgen. Anderzijds kun je medewerkers aanspreken op de behaalde resultaten. Het moet een gezamenlijke prestatie worden in plaats van de prestatie van de teamleider. Dit zal ongetwijfeld leiden tot meer initiatief en betere resultaten.
3. Creëer een team
Als teamleider heb je veel baat bij een goed functionerend team dat op elkaar kan vertrouwen. Je kunt hier bijna niet te veel tijd aan besteden. Realiseer je ook dat het smeden van een team tijd kost. Op het moment dat het team goed op elkaar is ingespeeld zal de teamleider niet bezig zijn met het blussen van brandjes tussen medewerkers, maar met kernwerkzaamheden, zoals het stellen van kaders en het sturen op resultaat. Daarnaast zullen de medewerkers eerder genegen zijn om elkaar te helpen. Het gemeenschappelijke doel zoals hierboven beschreven kan hiervoor een goed hulpmiddel zijn.
4. Zorg voor goede managementinformatie
Als teamleider wil je prioriteiten kunnen stellen op basis van feiten. Om dit op een zorgvuldige manier te doen is inzicht in data van essentieel belang. Het domweg wegwerken van fouten in een ZIS is nuttig maar leidt niet tot procesverbetering. Zorg allereerst voor een dashboard waarin bijvoorbeeld kan worden gemonitord welke fouten veel voorkomen, een hoge financiële impact hebben en hoe oud ze zijn. Op basis daarvan kun je prioriteiten stellen en monitoren in welke mate de werkzaamheden bijdragen aan een verbetering van registratie. Elk ziekenhuis heeft een BI-afdeling die kan helpen met het bouwen van een dashboard met data die voor dat ziekenhuis of die zorgadministratie relevant is.
5. Zoek naar maatwerk
Besef je als teamleider goed dat iedereen anders is en zich in een andere fase van zijn carrière bevindt. Op een zorgadministratie zie je vaak een mix tussen jong en oud, ambitieus en voldaan, gedreven en ervaren, en positief en negatief. Een medewerker die nog een jaar tot zijn pensioen heeft zit over het algemeen niet te wachten op een catalogus vol e-learnings. Aan de andere kant moet je de starter helpen met de vraag of hij/zij wel op de goede plek zit. Houd je dus niet strak aan de gestelde vereisten en criteria, maar zoek naar maatwerk. Coach, stuur, begeleid en delegeer, maar kies daarvoor wel de juiste momenten en de juiste medewerkers.