De uitdagingen van een daily auditing pakket
Geschreven door: Inge Pepping, Jeroen Gerrits
De afgelopen jaren heeft een snelle ontwikkeling plaatsgevonden op het gebied van datagebruik binnen ziekenhuizen. Dit is te zien aan het tempo waarin sommige zorginstellingen een COVID-19 dashboard live hadden. Zoiets is alleen mogelijk als de benodigde data al wordt geregistreerd en beschikbaar is. Op de zorgadministratie zien we deze ontwikkeling op een andere manier. Waar een aantal jaar geleden nog gebruikt werd gemaakt van zelfgebouwde query’s en business intelligence rapporten in Excel, wordt nu steeds vaker gewerkt met volwassen daily auditing pakketten.
De twee grootste spelers op de markt, Performation en ValueCare, bieden portalen aan waarin op een overzichtelijke manier signaleringen worden getoond op foutlijsten. Vanuit hier kunnen de acties in het EPD worden weggewerkt. Ten opzichte van controles in eigen beheer levert dit meer overzicht en een beter inzicht in de registratie op. Ook biedt een dergelijk portaal mogelijkheden in het labelen van acties. Een actie kan worden opgelost (direct), geparkeerd, genegeerd, doorverwezen naar een andere gebruiker, een speciale omschrijving krijgen en meer. In de transitie van het Zelfonderzoek naar Horizontaal Toezicht kunnen we stellen dat een dergelijk volwassen controlesysteem bijna een noodzaak is.
Implementatie
De implementatie van een daily auditing pakket levert ook uitdagingen op voor de organisatie. Er is veel mogelijk in de systemen, maar we zien dat deze mogelijkheden niet in alle ziekenhuizen goed worden benut. Er is voldoende capaciteit nodig om nieuwe functies te blijven integreren in het werkproces van de afdeling. Ook het begeleiden van medewerkers in de omgang met de software blijft soms achter. Vooral als we dit vergelijken met de enorme inspanningen die worden geleverd om bijvoorbeeld medewerkers wegwijs te maken in een nieuw EPD. Bij de implementatie van een EPD worden key-users aangewezen, klassikale trainingen gegeven en zijn er e-learnings en een supportdesk beschikbaar. Bij een nieuw daily auditing pakket zijn medewerkers soms aangewezen op één korte demonstratie van de functionaliteiten alvorens ze deze dienen te gaan gebruiken.
In ons werk hebben we gezien wat de gevolgen kunnen zijn als er onvoldoende aandacht wordt besteed aan de ‘menselijke’ kant van de implementatie. Wanneer medewerkers niet goed worden ingelicht over de functionaliteiten worden acties bijvoorbeeld zonder toelichting gelabeld als ‘genegeerd’. Hierdoor is later niet meer te achterhalen met welke reden dit gedaan is. Ook wanneer er geen prioritering aan lijsten wordt aangebracht, loopt de afdeling het risico dat fouten op urgente lijsten worden gemist en blijven staan. Een ander risico is dat er continu nieuwe lijsten worden aangevraagd en gebouwd, zonder dat ‘oude’ lijsten op inactief worden gezet. Een software pakket dat niet goed onderhouden wordt wekt ergernis op bij gebruikers, levert ruis op in de overzichten en leidt in sommige gevallen zelfs tot een nieuwe aanbesteding terwijl er net een dure implementatie heeft plaatsgevonden. Om bij het volgende pakket wéér te constateren dat het niet werkt, omdat de gebruikers opnieuw niet zijn meegenomen bij de implementatie.
Optimalisatie
Bovengenoemde risico’s kunnen worden voorkomen door actief de bezem door het systeem te halen. Allereerst moet inzichtelijk gemaakt worden welke lijsten verouderd zijn of niet meer juist signaleren en veel ‘valse’ acties tonen. Deze lijsten moeten worden aangepast of worden verwijderd uit het portaal. Een lijst waarin een groot deel van de acties foutief gesignaleerd worden is niet specifiek genoeg. Dit werkt demotiverend voor medewerkers en vergt veel capaciteit voor weinig uitgevoerde correcties. Het is daarom verstandig om vóór de implementatie van een nieuwe lijst deze grondig te testen. Daarnaast wil je uiteindelijk als afdeling uitkomen op een totaal aantal acties dat beheersbaar is. Je kunt alle mogelijke risico’s proberen af te dekken en dan uitkomen op een portaal met onbeheersbaar veel acties. De meeste medewerkers zullen bij deze getallen al zuchten bij het openen van de overzichten. Kies daarom zorgvuldig op welke algemene risico’s (zoals controlepunten uit de Handreiking) en ziekenhuisspecifieke risico’s je wil focussen en welke lijsten hierbij wel en niet zichtbaar moeten zijn voor de gebruiker.
Zodra het portaal technisch weer op orde is, kan deze opnieuw uitgerold worden naar de medewerkers. Daarbij is een goede begeleiding essentieel. Het is verstandig om de eerste twee weken een key-user beschikbaar te hebben voor vragen op de afdeling. De key-user noteert vragen, lost kleine zaken direct op, en speelt grotere vragen door naar de leverancier. Medewerkers die ervaren dat ze gehoord en geholpen worden zullen daarna efficiënter en met meer toewijding in het daily auditing systeem werken.
Herkent u de uitdagingen die spelen bij het gebruik van een daily auditing pakket? Wij hebben ervaring met Notiz en ValueCare én met de werkzaamheden op de zorgadministratie. We brengen medewerkers en techniek weer bij elkaar, en pakken de implementatie of optimalisatie gestructureerd aan.
