Kwaliteitsregistratie integreren in het EPD: minder registratielast!
Geschreven door: Judith Berns, Wilke Weerheim
Ieder ziekenhuis is verplicht de kwaliteit van zorg te meten en transparant te maken. Jaarlijks vragen voornamelijk de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en het Zorginstituut Nederland (ZINL) een aanzienlijke set aan kwaliteitsindicatoren uit aan onder andere ziekenhuizen en particuliere klinieken. Dit vraagt de nodige registratie van (zorginhoudelijke) gegevens door medisch specialisten, verpleegkundigen en ander zorgpersoneel.
Er zijn verschillende manieren om de benodigde gegevens voor de indicatoren te registreren. De registratie van gegevens vindt voornamelijk plaats in het elektronisch patiënten dossier (EPD). Voor diverse indicatoren zijn deze gegevens voldoende en wordt door datawarehouse een uitdraai gemaakt van bijvoorbeeld het aantal heroperaties bij een arthroscopie. Voor andere kwaliteitsindicatoren is er een gestandaardiseerd digitaal formulier ontworpen om de gegevens in te vullen en daarmee wordt de uitkomst van de indicator automatisch berekend. Voorbeelden van kwaliteitsregistraties zijn DICA, LROI, NICE of PeriNed.
Om de registratie van voornamelijk de digitale vragenlijsten te vergemakkelijken, is er onlangs een pilot geweest bij de afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc voor de indicator Cataract(1). De gegevens voor deze indicator hoeven niet meer handmatig overgetypt te worden vanuit het EPD in de NOG-registratie, maar er is hiertussen een directe link gemaakt. Dit vergde de nodige moeite, maar het loont volgens oogarts Ramon van Huet (Radboudumc): “Het grote voordeel als de kwaliteitsregistratie straks helemaal automatisch tevoorschijn komt, is dat je geen webformulier meer hoeft in te vullen. Dat scheelt een heleboel registratielast. Gaandeweg hebben we dat allemaal aangescherpt en gestandaardiseerd zodat iedereen, mensen én computers, dezelfde taal spreekt.”
Judith Berns (consultant bij Care Effect) beaamt dat goede inrichting van het EPD kan bijdragen aan vermindering van de registratielast. Tijdens een EPD-implementatietraject in het Alexander Monro Ziekenhuis heeft zij zich o.a. beziggehouden met de zorginformatiebouwstenen en vragenlijsten in het EPD. “Zo kunnen er verschillende DICA registraties, zoals de NBCA (NABON Breast Cancer Audit), direct vanuit Chipsoft HiX worden ingevuld en aangeleverd. Een overzicht toont welke data al is opgegeven en wat er nog ontbreekt voor een volledige kwaliteitsregistratie. Standaardvragenlijsten zijn in het EPD ingebouwd, zodat deze data direct door de DICA registratie wordt overgenomen. Een implementatietraject van een nieuwe EPD is het perfecte moment om deze innovatie mee te nemen en de zorgprofessionals hier in op te leiden.”
Bij meer ziekenhuizen blijkt dat de implementatie van een nieuw EPD een ideale aanleiding is om de kwaliteitsregistratie te automatiseren. Het Groene Hart Ziekenhuis is zojuist over gegaan op een nieuw EPD: Nexus. Wilke Weerheim (consultant bij Care Effect) werkt hier momenteel als adviseur Kwaliteit en Managementinformatie. Ook zij merkt dat dit een mooie aanleiding is om de kwaliteitsregistratie verder te automatiseren: “Als vragenlijsten nu goed ingericht worden met exact de benodigde gegevens voor de indicator, dan helpt dit om in de toekomst op een gemakkelijke manier betrouwbare data uit het EPD te halen. Hiervoor wordt iedere indicatorgids nauwkeurig doorgespit. De komende tijd worden er stappen gezet om externe kwaliteitsregistraties te integreren in het EPD; zo kan kwaliteit steeds beter en betrouwbaarder gemeten worden!”
Door de ultieme kenniscombinatie tussen zorg ICT en kwaliteitsmanagement kunnen onze consultants u ondersteunen bij de juiste inrichting van uw EPD om het kwaliteitsmanagementsysteem te optimaliseren. Een QuickScan door één van onze consultants kan een eerste stap zijn voor uw organisatie om processen met betrekking tot kwaliteitsregistratie te verbeteren. Care Effect helpt u uiteraard ook met de verdere praktische uitwerking hiervan! Interesse in onze expertise? Neem telefonisch contact met ons op via 088 600 1100 of per mail via [email protected].
1 https://www.registratieaandebron.nl/events-en-nieuws/cataract-operatie-geslaagd