Vijf tips voor optimale implementatie van een patiëntportaal
Geschreven door: Lotte Slotboom
Steeds meer ziekenhuizen bieden hun patiënten een patiëntportaal aan. In dit portaal kunnen zij hun medische gegevens inzien, zelf zorg inplannen, opt-in gegevens wijzigen of zelf een e-consult starten met hun medisch specialist. Het biedt meer regie aan de patiënt. Dit is in lijn met de strategie ‘Zorg voor 2020’(1) van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Patiënten kunnen bijvoorbeeld thuis op hun gemak vragenlijsten invullen of via een e-consult vragen stellen aan de medisch specialist waarvoor ze normaal naar het ziekenhuis zouden moeten komen. Dit is fijn voor de patiënt en zorgt er bovendien voor dat in het ziekenhuis efficiënter met tijd kan worden omgegaan. Artsen hoeven niet onnodig ellenlange vragenlijsten te doorlopen met hun patiënt en patiënten hoeven niet onnodig vaak naar het ziekenhuis te komen.
Voor patiënten is het van belang zelf de regie te houden over hun ziekte of behandeling; zij weten tenslotte het beste waar zij behoefte aan hebben. Inzicht in je eigen gezondheidsgegevens is daar een belangrijke stap in. Omdat de eerste acties van ziekenhuizen om de patiënt online van gegevens te voorzien lang op zich lieten wachten, heeft de NVZ in samenwerking met de overheid het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional opgericht, kortgezegd: VIPP. Dankzij VIPP ontvangen ziekenhuizen een subsidie om extra stappen te zetten om de patiënt online toegang te verlenen tot de eigen medische gegevens. Het VIPP programma is gesplitst in twee delen: VIPP A, waarin gegevensuitwisseling tussen de professional en de patiënt centraal staat en VIPP B, waarin gegevensuitwisseling tussen professionals en patiënt rondom medicatie centraal staat. Het ontwikkelen van een patiëntportaal valt onder de doelstellingen van VIPP A.
Wanneer een instelling ervan overtuigd is de verschillende doelstellingen behaald te hebben, zoals het op een structurele wijze aanbieden van informatie en het behalen van een minimaal inlogpercentage op het patiëntportaal, vraagt een instelling een audit aan. In deze audit worden alle eisen getoetst waaraan voor de VIPP A voldaan moet worden. De deadline voor het behalen van de VIPP A audit stond op december 2019. Het is in de praktijk gebleken dat deze doelstellingen lastig te behalen zijn.
Drempels die ziekenhuizen ervaren zijn onder andere de inspanningen die zij moeten leveren om de digitalisatie en standaardisatie te realiseren. Daarnaast vergen sommige VIPP-doelstellingen een gedragsverandering bij zowel professional als patiënt; denk hierbij aan het bewuster registreren van de arts, het veranderen van de werkwijze door het gebruik van e-consulten en het online recepten voorschrijven. Bovendien kan er geen audit worden gedaan als niet een minimaal aantal patiënten heeft ingelogd. Daardoor is besloten de deadline voor VIPP A op te schuiven van december 2019 naar maart 2020. Dit betekent dat zorginstellingen iets meer tijd hebben om aan alle vinkjes te voldoen. Indien een instelling niet aan de gestelde voorwaarden voldoet bij het verstrijken van de deadline, zal het uitgekeerde bedrag van de betreffende module worden teruggevorderd.
Waar moet rekening mee gehouden worden bij het implementeren van een patiëntportaal?
Care Effect heeft voor u vijf tips op een rijtje gezet voor een succesvolle implementatie van een patiëntportaal:
-
Ga op tijd met de zorgverleners in overleg. Wat is voor hen belangrijk dat de patiënt online mag inzien? Dit kan per specialisme of per afdeling verschillen. Zo kunnen uitslagen van de oncoloog een stuk gevoeliger zijn dan die van de orthopeed. Neem dit mee in je besluitvorming en communiceer hier duidelijk over. Duidelijkheid op dit gebied kan veel onrust voorkomen.
-
Betrek ook de patiënten- of cliëntenraad in dit proces. Zij hebben wellicht andere behoeften in een portaal dan de zorgaanbieder. Dit oogpunt mag niet vergeten worden! Ook kunnen patiënten betrokken worden bij het beoordelen van de gebruiksvriendelijkheid van het portaal. Sommige dingen kunnen logisch zijn voor degene die het inricht, maar onlogisch voor de patiënt.
-
Communiceer actief naar patiënten dat er een portaal bestaat. Welke informatie kunnen zij daar vinden en ook welk voordeel kunnen zij hier uit halen. Een patiëntportaal is geschikt voor onder andere folders over behandelingen, informatie over nuchterheidsbeleid of over vergoedingen door zorgverzekeraars.
-
Ondersteun de patiënten bij het inloggen op het portaal. Er is een grote groep patiënten die wel wil inloggen, maar niet de digitale vaardigheden heeft. Help hen op weg en bied eventueel hulp aan met inloggen, het aanmaken van een DigiD of het maken van een afspraak. Zorg voor een goede ondersteuning voor zowel patiënt als hun aanspreekpunt binnen het ziekenhuis, in de vorm van een FAQ of een beslisboom.
-
Toets of het EPD aansluit bij het patiëntportaal. Vaak wordt hier gebruik gemaakt van dezelfde leverancier, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Controleer of data volledig en juist overkomt en voorkom hiermee extra administratieve lasten.
Care Effect heeft ruime ervaring in het inrichting en implementeren van een patiëntportaal, al dan niet in combinatie met de implementatie van ChipSoft HiX. Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via 088 600 1100 of [email protected].