HiX implementatie Deventer Ziekenhuis
Geschreven door: Nena van Koolwijk
Het Deventer Ziekenhuis gaat 29 november over van Chipsoft HiX 6.1 zelfbouw naar 6.2 Standaard Content. Sinds april zijn drie van onze consultants werkzaam geweest in dit project.
Nena: ’’In dit project was ik functioneel applicatiebeheerder en werkgroepbegeleider van de werkgroep Klinische Zorgplanning. Deze werkgroep houdt zich bezig met het planproces van opnames, OK’s, poliklinische verrichtingen en dagbehandelingen. Binnen deze werkgroepen had ik te maken met veel verschillende afdelingen binnen het ziekenhuis zoals opname, OK en alle snijdende en beschouwende vakgroepen.
De grootste verandering van zelfbouw naar standaard content is dat de medewerkers hun EPD niet meer aan kunnen passen op hun processen, maar hun werkprocessen moeten aanpassen aan de mogelijkheden binnen de Standaard Content van het EPD. Binnen de standaard content zijn er echter nog steeds beslissingen en keuzes die gemaakt moeten worden. Voorbeelden van beslissingen zijn de opmaak van polsbandjes en de inhoud van de oproepbrief. Een groot deel van het inrichtingswerk ligt bij Chipsoft, maar ook het ziekenhuis heeft genoeg inrichtingswerk te verrichten zoals het inrichten van behandelcodes en zorgpaden.
Iedere werkgroep is eigenaar van een deel van het totale plaatje en daardoor vindt er veel afstemming plaats binnen en tussen werkgroepen. Mijn rol lag grotendeels in het verbinden van de verschillende werkgroepen, het bijhouden van de voortgang en het oplossen van vraagstukken binnen en tussen de verschillende werkgroepen. Daarnaast heb ik een rol gespeeld in het inrichten van bijvoorbeeld behandelcodes, overzichten, zorgpaden en poliklinische verrichtingen. Nadat de keuzes zijn gemaakt en de inhoud is ingericht, moet getest worden of alles naar wens functioneert. Zo ga je steeds dezelfde cyclus door totdat het naar tevredenheid functioneert: beslissen > inrichten > testen.
Na de inrichtings- en testfase breekt de opleidingsfase aan. In Deventer is de keuze gemaakt om niet de nadruk te leggen op centrale klassikale scholing, maar de verantwoordelijkheid zo veel mogelijk bij de afdelingen zelf te leggen. Als lid van de Aspectgroep Opleidingen heb ik werkgroepen gefaciliteerd door het adviseren in de aanpak, het ontwikkelen van opleidingsmateriaal en het geven van trainingen.’’
Linda: ‘’In maart ben ik voor twee dagen in de week gestart bij de werkgroep Vrouw&Kind als functioneel applicatiebeheerder. Al snel ben ik mij vooral gaan focussen op Kindergeneeskunde, want buiten de obstetrische overdracht om, hadden de specialismen Gynaecologie en Kindergeneeskunde zeer verschillende werkprocessen en aandachtspunten. Met de werkgroep – bestaande uit een kinderverpleegkundige als werkgroepvoorzitter, een kinderarts, een poli-assistente en een verpleegkundig specialist – hadden we afgewisseld om de week een huiswerkdag en een projectdag. De huiswerkdagen bestonden uit veel testen, overleggen met andere werkgroepen en beslissingen nemen. Op de projectdagen was een consultant van Chipsoft aanwezig voor meer inhoudelijke zaken. Tussendoor was ik verantwoordelijk voor de inrichting, maar ook voor de bewaking van het proces en de communicatie vanuit collega’s naar de werkgroep.
Het is een langdurig proces waarin afscheid genomen moest worden van de bekende werkprocessen en men moest accepteren dat het systeem niet meer aangepast kan worden op hun specifieke wensen. Desondanks was mijn werkgroep erg gemotiveerd: ‘’We gaan hoe dan ook live, dus we kunnen het systeem maar beter zo goed mogelijk inrichten!’’. Hierdoor liepen wij vaak voor op de planning, waardoor we regelmatig moesten wachten op antwoorden en besluiten vanuit de Regiegroep. Dit heeft voor enige frustraties gezorgd, maar grote tegenslagen hebben wij niet gekend.
Uiteindelijk heb ik me ook nog aangesloten bij AG Opleidingen. We hadden een strikte deadline en eigenlijk wilden we meer dan mogelijk was. Ik heb onder andere werkprocessen in kaart gebracht, werkinstructies geschreven, proceskaarten gemaakt, HiX-trainingen gegeven, informatie bijeenkomsten gehouden en casussen gemaakt.’’
Iris: ‘’De afgelopen 10 weken ben ik als Werkgroepvoorzitter van de Aspectgroep Opleidingen betrokken geweest bij de overgang van HiX 6.2 Standaard Content (SC) in het Deventer Ziekenhuis. De Aspectgroep Opleidingen is verantwoordelijk voor de opzet van scholing voor deze eindgebruikers, zodat ze op het moment van Livegang weten hoe ze in het nieuwe systeem moeten werken. In aanvulling op de visie van het ziekenhuis is besloten om zo veel mogelijk aan te sturen op werkplekleren, leren op het moment dat dit voor de eindgebruiker zelf uitkomt. Om het werkplekleren te faciliteren hebben we vanuit de Aspectgroep Opleidingen verschillende opleidingsmaterialen optioneel beschikbaar gesteld:
- HiX E-learning (van ChipSoft)
- Proceskaarten
- Casuïstiek
- HiX oefenomgeving
Afdelingen geven vervolgens zelf invulling aan de wijze van scholing aan de hand van het beschikbare opleidingsmateriaal. Naast deze materialen zijn er ook vanuit elke afdeling Key-users aangedragen. Key-users zijn het eerste aanspreekpunt voor medewerkers op afdelingen en spelen een belangrijk rol in het opleiden en begeleiden van eindgebruikers tijdens de overgang naar HiX 6.2 SC. Behalve het beschikbaar stellen van het directe opleidingsmateriaal hebben we als werkgroep Opleidingen ook nog Key-user trainingen georganiseerd en inloopbijeenkomsten voor eindgebruikers.
De grootste uitdaging in het project zat in het verzamelen van alle belangrijke veranderende processen bij alle Werkgroepen om deze informatie vervolgens gebundeld in proceskaarten aan alle eindgebruikers aan te leveren. Vanuit de werkgroep Medicatie moest bijvoorbeeld informatie komen over het voorschrijven van medicatie voor artsen, de werkgroep Order moest informatie aanleveren over het aanvragen van Lab, Pathologie of Medische microbiologie onderzoeken en de werkgroep Radiologie over de methode van aanvragen van radiologie-onderzoeken. En zo zijn er in totaal meer dan 20 verschillende werkgroepen.
Als werkgroepvoorzitter van de Aspectgroep Opleidingen was ik verantwoordelijk voor het uitzetten van de lijnen, het aansturen van de werkgroepleden, het bewaken van overzicht en het verzorgen van de communicatie. De werkgroepleden Opleidingen, met onder andere Nena en Linda, hebben ontzettend veel en goed werk verricht en zonder hen allen zou het resultaat niet geweest zijn zoals het nu is!’’